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Quando si devono spedire le partecipazioni di matrimonio?

Quando Si Devono Spedire Le Partecipazioni Di Matrimonio?

Spedire le partecipazioni di matrimonio sembra un aspetto superfluo, in realtà è una delle domande più frequenti che coppie di giovani sposi mi rivolgono.

Questo sarà un articolo puramente informativo ed educativo. Come ben sapete le partecipazioni di matrimonio sono lo strumento attraverso il quale una coppia comunica ai suoi invitati la propria intenzione di sposarsi in quel giorno, in quella data ed in quel luogo.

La partecipazione di matrimonio è lo start dell’evento. E’ ciò che fa innescare il clic, l’annuncio e quindi l’attenzione da parte di chi lo riceve, che sarà o meno, il vostro futuro ospite alla cerimonia ed al banchetto di nozze.

Prima di sapere quando si devono spedire le partecipazioni di matrimonio, è opportuno redigere una lista degli invitati.

Sappiate che la lista degli invitati è uno strumento alleato prezioso perché subirà nel tempo delle modifiche, eliminazioni od aggiunte di persone a voi più o meno care.

Una volta aggiornata definitivamente tale lista e dopo aver scelto le partecipazioni sappiate che le partecipazioni di matrimonio si devono spedire almeno tre mesi prima dell’evento.

Rispettare questa tempistica è molto importante, soprattutto in termini di organizzazione.

Ciò è importante per diversi motivi:

  • Darete ai vostri futuri invitati il tempo necessario per comunicarvi con sicurezza chi sarà presente e chi non;
  • Sarete in grado di dare un numero quanto meno preciso al catering del numero di persone che parteciperanno;
  • Potrete già iniziare a lavorare al progetto grafico del tableau de mariage, sapendo il numero preciso degli ospiti.

Quando vi chiedete quando si devono spedire le partecipazioni di matrimonio, considerate una cosa … non tutti vi comunicheranno la loro decisione entro i termini stabiliti. Come ogni coppia di sposi dovrete lottare con l’aggiornamento della lista degli invitati che si verifica solitamente negli ultimi 15/7 giorni dalla data delle nozze.

Se spedirete tramite corriere le vostre partecipazioni, considerate i tempi di lavorazione e di spedizione impiegati ed eventuali contrattempi come il mancato recapito o smarrimento.

Sono tutti piccoli dettagli che dovete considerare nell’organizzazione di questo primo step.

Comunicare al catering il numero effettivo di persone quanto prima, vi permetterà di fargli sapere con precisione il numero di bambini ed eventuali persone con intolleranze alimentari. Questi sono degli aspetti fondamentali per i fornitori di servizi di catering o cucina espressa.

Se vogliamo essere pignoli spesso, sapere quanto prima il numero preciso di invitati potrebbe significare un risparmio sulla location od, in caso contrario, un surplus nel prezzo. Può accadere che inizialmente comunico alla location di avere 130 invitati. La location mi propone l’affitto di uno spazio adeguato a questo numero di persone ad un determinato prezzo. Nel chiedere e ricevere le conferme da parte dei miei futuri ospiti , accade che la mia lista degli invitati passi da 130 a 100 persone. A tal punto potrebbe anche verificarsi che la location abbia uno spazio più ristretto ma ugualmente idoneo a contenere fino a quel numero di persone, ad un tariffario minore. Quei soldi risparmiati potreste investirli nell’acquisto o nell’affitto di qualche materiale per l’allestimento, come ad esempio l’angolo del photoboot.

Oltre ai catering, ne trarranno vantaggio anche le wedding planner o le allestitrici che avrete incaricato per realizzarvi il tableau. Vi assicuro che le modifiche all’elenco degli ospiti per il tableau avviene anche fino a 2 giorni prima, se potete risparmiare questo strazio fatelo con il cuore.

Dovete sempre considerare che l’imprevisto può essere dietro l’angolo.

Tra lasciare un nome incerto nel tableau ed avere problemi di stampa il giorno prima dell’evento, con il rischio che si comprometta l’effetto visivo e la bellezza del vostro tableau, io consiglio vivamente di tralasciare quel nome incerto sul tableau.

Nel pensare a quando spedire le partecipazioni di matrimonio, rispondetevi tre o quattro mesi prima del matrimonio, e siate bravi a sollecitare con modo ed educazione i vostri ospiti più ritardatari in modo tale da non stressarvi troppo negli ultimi giorni precedenti il vostro sogno più bello!

Scarica la tabella per la lista degli invitati. Utilizzatela, ogni colonna deve contenere una informazione importante, ma soprattutto aggiornatela costantemente.

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